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Mut zur Erneuerung in der öffentlichen Verwaltung
Der 3. Oktober ist traditionell ein Tag des Rückblicks. Wir erinnern uns an die deutsche Teilung, an die Friedliche Revolution und daran, dass am 3. Oktober 1990 aus zwei deutschen Staaten wieder einer wurde.
Auch Bundespräsident Frank-Walter Steinmeier erinnerte bei seiner Rede zum Tag der Deutschen Einheit 2026 in Bremen an diesen historischen Moment. Die Wiedervereinigung bezeichnete er als einen „Glücksmoment der deutschen Geschichte“. Gleichzeitig nutzte er seine Rede aber vor allem für einen Blick auf die Gegenwart und auf die Frage, wie Deutschland mit aktuellen Herausforderungen umgehen sollte.
Dabei fiel ein Satz, der auch in einer Vorlesung über New Public Management oder Change Management stehen könnte:
„Der Schlüssel ist der politische Wille, eingefahrene Routinen zu verlassen.“
Steinmeier verbindet diesen Gedanken mit einem klaren Appell: „Habt Mut zur Erneuerung!“
Das klingt zunächst nach großer Politik. Tatsächlich steckt darin aber eine Frage, die sich jeden Tag auch in Ministerien, Landesverwaltungen, Kreisen, Städten und Gemeinden stellt: Wie schaffen es öffentliche Organisationen, sich zu verändern, ohne dabei Verlässlichkeit und Stabilität zu verlieren?
Wie kann beides zusammen funktionieren?
Veränderung beginnt mit der Bereitschaft, Routinen zu hinterfragen
Verwaltung lebt von Routinen. Das ist zunächst nichts Negatives. Standardisierte Verfahren, klare Zuständigkeiten und verbindliche Regeln sorgen dafür, dass staatliches Handeln nachvollziehbar, rechtssicher und möglichst gleichmäßig erfolgt.
Das Problem entsteht erst dann, wenn aus einer sinnvollen Routine ein Selbstzweck wird. „Das haben wir schon immer so gemacht“ dürfte vermutlich zu den bekanntesten Sätzen in Veränderungsprozessen gehören.
Bundespräsident Steinmeiers Forderung, eingefahrene Routinen zu verlassen, beschreibt deshalb ziemlich genau einen Grundgedanken moderner Verwaltungssteuerung. Bestehende Strukturen müssen regelmäßig darauf geprüft werden, ob sie unter veränderten Rahmenbedingungen noch funktionieren.
Die Digitalisierung ist dafür ein offensichtliches Beispiel. Ein analoger Prozess wird nicht automatisch besser, nur weil das Formular anschließend als PDF auf einer Website steht. Digitalisierung kann vielmehr bedeuten, den gesamten Prozess neu zu betrachten.
Wirkliche Verwaltungsmodernisierung beginnt häufig erst dort, wo gefragt wird, welche Angaben tatsächlich notwendig sind, wer sie benötigt, warum bestimmte Prüfschritte bestehen und ob Informationen mehrfach erhoben werden müssen. Der entscheidende Schritt ist deshalb nicht immer die Einführung neuer Technik. Manchmal ist es zunächst die Bereitschaft, den eigenen Prozess neu anzuschauen.
Veränderung ist im öffentlichen Dienst besonders anspruchsvoll
Das klingt einfacher, als es in der Praxis ist. Unternehmen können Prozesse häufig vergleichsweise schnell verändern. Öffentliche Verwaltungen bewegen sich dagegen innerhalb eines dichten Geflechts aus Gesetzen, Haushaltsvorgaben, Zuständigkeiten, Beteiligungsrechten und politischen Entscheidungen.
Veränderungen müssen deshalb oft mehrere Anforderungen gleichzeitig erfüllen. Sie sollen rechtmäßig, wirtschaftlich, politisch tragfähig, technisch umsetzbar und für die Beschäftigten handhabbar sein.
Hinzu kommt: Der öffentliche Dienst muss während eines Veränderungsprozesses weiter funktionieren. Ein Bürgeramt kann seine Arbeit nicht einfach für einige Monate einstellen, während neue Prozesse entwickelt werden. Ministerien müssen weiterhin Vorlagen erstellen, Anfragen beantworten und Gesetze begleiten. Finanzämter müssen Bescheide erlassen und Gesundheitsämter ihre gesetzlichen Aufgaben erfüllen – auch während neue IT-Systeme eingeführt oder Organisationsstrukturen verändert werden.
Verwaltungsmodernisierung findet deshalb meistens im laufenden Betrieb statt.
Das macht Veränderung schwieriger, aber nicht weniger notwendig.
Nicht jede Reform ist automatisch eine Verbesserung
Steinmeier sagt in seiner Rede zugleich:
„Wo das Ziel stimmt, muss man Kurs halten.“
Auch darin steckt eine wichtige Botschaft für den öffentlichen Dienst.
Verwaltung muss sich verändern können. Sie sollte aber nicht jeder neuen Managementidee hinterherlaufen. Ein neues IT-System, eine Reorganisation oder ein zusätzliches Steuerungsinstrument ist nicht allein deshalb sinnvoll, weil es modern klingt.
Beschäftigte erleben durchaus auch die andere Seite von Reformen: neue Prozesse, die zusätzlichen Aufwand verursachen, IT-Systeme, die bestehende Probleme lediglich digital abbilden, oder Berichtspflichten, deren Nutzen im Arbeitsalltag kaum erkennbar ist. Deshalb sollte Verwaltungsmodernisierung immer bei einer konkreten Frage beginnen:
Welches Problem wollen wir eigentlich lösen?
Erst danach sollte darüber gesprochen werden, welches Instrument dafür geeignet ist. Das klingt selbstverständlich, ist aber ein wichtiger Unterschied. Denn der Erfolg einer Reform lässt sich nicht daran messen, ob ein neues System eingeführt wurde. Entscheidend ist, ob dadurch tatsächlich etwas besser funktioniert.
Große Herausforderungen brauchen viele kleine Schritte
Besonders passend für die Verwaltung ist ein weiterer Gedanke aus Bundespräsident Steinmeiers Rede. Aus seiner politischen Erfahrung habe er gelernt, dass Festgefahrenes auflösbar und große Problemkomplexe durch „erste und zweite und dritte Schritte“ bearbeitbar seien.
Genau so sehen viele Herausforderungen aus, vor denen der öffentliche Dienst derzeit steht. Der Fachkräftemangel lässt sich nicht mit einer einzelnen Maßnahme lösen. Ebenso wenig die Digitalisierung, der demografische Wandel, die Sanierung öffentlicher Infrastruktur oder der sinnvolle Einsatz Künstlicher Intelligenz.
Auch „Bürokratieabbau“ lässt sich kaum durch einen einzigen großen Beschluss erreichen. Viele bürokratische Belastungen entstehen schließlich nicht an einer einzigen Stelle, sondern durch das Zusammenspiel zahlreicher kleiner Vorgaben, Zuständigkeiten und Dokumentationspflichten.
Gerade deshalb kann Veränderung auch darin bestehen, große Themen in überschaubare Schritte zu zerlegen.
Vielleicht wird zunächst ein einzelner Verwaltungsprozess neu gestaltet. Vielleicht werden für einen bestimmten Aufgabenbereich Verantwortlichkeiten eindeutiger geregelt. Vielleicht wird ein Berichtswesen vereinfacht oder geprüft, ob Informationen mehrfach erhoben werden.
Für Beschäftigte kann das sogar motivierender sein als die Ankündigung der nächsten großen Verwaltungsreform. Denn konkrete Verbesserungen werden im Arbeitsalltag unmittelbar sichtbar.
Veränderung funktioniert nur mit den Beschäftigten
Bei allen Diskussionen über Verwaltungsmodernisierung wird ein Faktor gelegentlich unterschätzt: die Menschen, die diese Veränderungen umsetzen sollen. Neue Organisationsstrukturen können beschlossen und neue IT-Systeme beschafft werden. Ob sie tatsächlich funktionieren, entscheidet sich aber häufig erst im täglichen Arbeiten.
Beschäftigte kennen ihre Prozesse oft sehr genau. Sie wissen, an welchen Stellen regelmäßig Probleme auftreten, wo doppelte Arbeit entsteht oder welche Regelungen in der praktischen Umsetzung besonders aufwendig sind. Dieses Wissen sollte bei Veränderungen genutzt werden.
Gleichzeitig bedeutet Veränderung für Beschäftigte häufig Unsicherheit. Aufgaben verschieben sich, gewohnte Abläufe fallen weg, neue Kompetenzen werden erforderlich oder digitale Werkzeuge verändern die tägliche Arbeit.
Hier kommt Führung eine besondere Bedeutung zu. Gute Veränderungsprozesse brauchen nachvollziehbare Ziele, klare Kommunikation und die Möglichkeit, Erfahrungen aus der Praxis einzubringen. Es reicht nicht, Beschäftigten mitzuteilen, dass sich etwas verändern wird. Sie sollten möglichst verstehen können, warum diese Veränderung notwendig ist und welches Problem damit gelöst werden soll.
„Mut zur Erneuerung“ ist deshalb keine Aufgabe nur für Behördenleitungen oder politische Entscheidungsträger. Er betrifft auch die Frage, wie Veränderung innerhalb öffentlicher Organisationen gestaltet wird.
Verwaltung prägt das Vertrauen in den Staat
Ein großer Teil von Bundespräsident Steinmeiers Rede beschäftigt sich mit Demokratie, gesellschaftlichem Zusammenhalt und Vertrauen in staatliche Institutionen. Er spricht von der „Selbstbehauptung der Demokratie“.
Auch hier spielt öffentliche Verwaltung eine wichtige Rolle. Für viele Bürgerinnen und Bürger findet der Kontakt mit dem Staat nicht im Bundestag oder in einer Regierungserklärung statt. Sie erleben ihn im Bürgeramt, beim Bauantrag, bei der Kfz-Zulassung, in der Schule, beim Finanzamt, im Gesundheitsamt oder über ein Verwaltungsportal.
Verwaltung ist damit eine der sichtbarsten Seiten des Staates. Ob Entscheidungen verständlich sind, Anfragen beantwortet werden und Verfahren nachvollziehbar funktionieren, beeinflusst deshalb auch die Wahrnehmung staatlicher Handlungsfähigkeit.
Natürlich wird das Vertrauen in demokratische Institutionen nicht allein davon abhängen, ob ein Termin beim Bürgeramt schnell verfügbar ist oder ein Onlineformular funktioniert.
Aber solche Erfahrungen sind ein Teil des Gesamtbildes. Wer über einen langen Zeitraum nur schwer einen Ansprechpartner erreicht, widersprüchliche Informationen bekommt oder einen unnötig komplizierten Prozess durchlaufen muss, erlebt staatliche Institutionen anders als jemand, dessen Anliegen nachvollziehbar, verbindlich und transparent bearbeitet wird.
Eine funktionierende Verwaltung ist deshalb nicht nur Voraussetzung für die Umsetzung politischer Entscheidungen. Sie trägt auch dazu bei, dass Staat im Alltag als handlungsfähig erlebt wird.
Mut zur Erneuerung im Verwaltungsalltag
Vielleicht liegt genau darin die interessanteste Verbindung zwischen Bundespräsident Steinmeiers Rede und dem Arbeiten im öffentlichen Dienst.
Die großen Herausforderungen unserer Zeit werden auf politischer Ebene diskutiert. Umgesetzt werden die daraus resultierenden Entscheidungen jedoch häufig von Verwaltungen.
Dort müssen abstrakte Ziele in konkrete Verfahren übersetzt werden.
Dafür braucht es Gesetze, Haushaltsmittel und technische Lösungen. Vor allem braucht es aber Menschen, die bestehende Verfahren kennen und gleichzeitig bereit sind, sie zu hinterfragen.
Menschen, die unterscheiden können, welche Regeln unverzichtbar sind und welche Routinen verändert werden können.
Führungskräfte, die ihren Beschäftigten erklären können, wohin eine Veränderung führen soll.
Und Organisationen, die nicht jede Veränderung als Störung verstehen, sondern Lernen als Teil ihrer Aufgabe betrachten.
Der Tag der Deutschen Einheit erinnert jedes Jahr daran, dass Veränderungen möglich sind, die zuvor kaum vorstellbar erschienen.
Für den Arbeitsalltag im öffentlichen Dienst muss daraus keine große historische Parallele konstruiert werden.
Vielleicht reicht eine viel kleinere.
Nicht jeder Prozess muss morgen völlig anders aussehen. Nicht jede Struktur muss reformiert werden.
Aber gelegentlich sollten wir uns die Frage erlauben:
Machen wir etwas so, weil es aus guten Gründen notwendig ist – oder lediglich, weil wir es schon immer so gemacht haben?
Bundespräsident Steinmeiers „Mut zur Erneuerung“ beginnt für die öffentliche Verwaltung vielleicht genau dort.
Fundstellen
https://www1.fh-dortmund.de/studiengaenge/betriebswirtschaft-new-public-management-mba.php
https://www1.fh-dortmund.de/medien/Modulhandbuch-MBA-BFN-09.07.2024.pdf
https://www.tagesschau.de/inland/gesellschaft/einheitsfeier-steinmeier-100.html
