Controlling gibt Transparenz für zielgerichtetes Handeln

Controlling gibt den Unternehmen in der Privatwirtschaft genauso wie den Institutionen der öffentlichen Verwaltung Transparenz für ein zielgerichtetes Handeln. Hierdurch erhalten Management, Politik und Verwaltungsleitung die entscheidungsrelevanten Informationen auf allen Ebenen der Steuerung. Gerade die öffentliche Hand ist gekennzeichnet durch komplexe Aufgabenfelder, knappe Ressourcen und gewachsene bürokratische Strukturen. Hier fehlte bis zur Einführung des New Public Managements eine wichtige Funktion: Controlling (Controlling verstanden als Steuerungsunterstützung! Bitte nicht zu verwechseln mit „Kontrolle“).

Strategisches und taktisches Controlling hilft dabei, frühzeitig Chancen zu erkennen und Risiken zu vermeiden. Es hilft bei der Gestaltung zukünftiger Handlungsfelder. Operatives Controlling hilft dabei, dass die Ressourcen und dabei vor allem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der einzelnen Funktionsbereiche so gelenkt werden, dass sie ihre Arbeiten möglichst effizient und wirkungsvoll durchführen können, so dass die erledigten Aufgaben und initiierten Maßnahmen ihre gewünschte Wirkung auch erreichen oder bestenfalls sogar übertreffen. Im Rahmen der aufeinander abgestimmten Planung koordiniert das Controlling den Planungsprozess und lenkt somit die Ressourcen dorthin, wo sie am sinnvollsten zur Erreichung der gesteckten Ziele beitragen. Controlling hilft insbesondere in der Verwaltung informationspolitische Nebelkerzen zu vermeiden und rationale Informationen für die Entscheidungssituationen zu liefern. Ein zentrales Problem bei dem Aufbau eines geeigneten Informations- und Steuerungssystems ist das richtige Maß und die richtige Qualität der Informationen auf allen Ebenen zu finden!

Wichtige Schwerpunkte im Modul Controlling sind:

Strategisches Controlling:

· Strategische Planungs- und Steuerungsprozesse im Kontext von Politik und Verwaltung

· Roadmap-Management

· Balanced Scorecard im Public Management

· Risiko- und Compliance-Management

Operatives Controlling:

· Kosten- und Erfolgs-Controlling im Public Management

· Planung und Reporting / Kennzahlensysteme

· Finanz- und Investitions-Controlling

· Fach-/Funktional-Controlling, u.a. Beschaffungs-, Qualitäts-, Projekt- und Personal-Controlling

· IT- und BI-gestütztes Controlling

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Eine moderne Verwaltung benötigt ein leistungsfähiges Controlling

Die Initiierung des New Public Management Anfang der 1980er Jahre sieht für die öffentliche Verwaltung eine outputorientierte Steuerung über Produkte vor. Die Verwaltung wird mehr als Service- und Dienstleistungsfunktion gegenüber dem einzelnen Kunden (Bürger) und der gesamten Gesellschaft verstanden. Dezentralisierte Ressourcensteuerung und eine bessere Abstimmung zwischen Politik und Verwaltung fordern zudem ein geeignetes wirkungsorientiertes Steuerungssystem, was keine günstige Ausgangslage hatte (u. a. Kameralistik, fehlende Digitalisierung, verkrustete Führungsstrukturen, …). Modernes Verwaltungsmanagement benötigt hier dringend Hilfe durch ein leistungsfähiges Controlling. Die Aufgaben sind vielfältig.

Zunächst einmal sind die Planungs- und Steuerungsinhalte auf das richtige Maß zu bringen. Hier helfen schlanke Planungs- und Reportingstrukturen sowie Kennzahlensysteme. Die richtigen Zielgrößen und die richtigen Werttreiber zur Erreichung dieser Zielgrößen müssen identifiziert werden. Weiterhin müssen die Führungsebenen aufbau- und ablauforganisatorisch bestmöglich zum Steuerungssystem passen und nicht umgekehrt. Planungsrunden und Berichtsanalysen dürfen nicht zu detailverliebt, überfrachtet und langatmig sein. Eine gute Verwaltung benötigt kompakte Planungs- und Analyseprozesse, die den Entscheidungssituationen und Aufgaben gerecht werden. Um das zu erreichen, benötigt man leistungsfähige IT-Lösungen, die im folgenden Abschnitt aufgeführt werden.

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Mehrwerte durch das Controlling für die Praxis

Unsere Studierenden lernen nicht nur moderne wirkungsorientierte Planungs- und Steuerungskonzepte und -instrumente durch das Controlling kennen, sondern werden dazu befähigt, vorhandene veraltete Steuerungsstrukturen zu erkennen und geeignete Lösungswege für eine Erneuerung einzuschlagen.

Nach der Ablösung der Kameralistik durch die Einführung der Doppik gilt es nun, ein modernes Controlling-Instrumentarium mit angemessenen Planungs- und Analysefunktionen aufzubauen. Ein zentraler Schlüssel hierzu ist die Digitalisierung im Controlling und die fängt nicht mit Künstlicher Intelligenz, sondern mit der Beherrschung der benötigten Prozesse mit den vorhandenen und ggf. zu modernisierenden IT-Systemen in den Fachfunktionen der vielen Dezernate und Ämter an. Die Studierenden lernen in IT-Kursen wie man Data-Warehouse-Lösungen aufbaut und wie man Business Intelligence mit modernen Controlling-Cockpits entwickelt. Sie verstehen Datenbewirtschaftungsprozesse vom Quell- bis zum Analyse-Cockpit zu gestalten und zu implementieren. Wichtig ist dabei, die entscheidungsrelevanten Datenstrukturen für die Verwaltungsprozesse zu erkennen und zur Verfügung zu stellen. Weiterhin wird besprochen, wie man die unterschiedlichen Organisationsformen im Verwaltungsmanagement formt, dass sie die Steuerungsqualität durch das Controlling auch richtig nutzt. Schnelle Steuerung (z. B. mit Forecasting) und kompakte Informationen (z. B. mit Kennzahlen) können nur hilfreich sein, wenn mit ihnen auch regelmäßig in kompakten Führungsrunden gearbeitet wird. Moderne technische Hilfestellung durch Data Mining, Big-Data-Analytics, Predictive Analytics, KI, RPA, Chatbots und Kollaboration-Tools sind nur einige informationstechnische Highlights, die weiteres verbessertes Steuerungspotenzial ermöglichen.

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Was zeichnet den MBA Betriebswirtschaft für New Public Management besonders aus?

Unser Verbundstudiengang MBA Betriebswirtschaft für New Public Management zeichnet sich insbesondere durch ein gut abgestimmtes Programm aus, welches speziell für die betriebswirtschaftlichen Führungskompetenzen im höheren Dienst der Verwaltung ausgelegt ist, die in anderen Bildungsprogrammen viel zu gering ausfallen. Hier geht der Studiengang bewusst einen anderen Weg. Er will Mut machen neue Managementwege in der Verwaltung zu gehen und hat dies durch zahlreiche Absolventinnen und Absolventen bereits an vielen Stellen erreicht, die heute an den Hebeln des Verwaltungshandelns sitzen. Unsere Studierenden verstehen wesentliche Auslöser, Einflussfaktoren und Wirkmechanismen globaler und gesellschaftlicher Entwicklungen wie demographischer Veränderungen, Digitalisierung, Klimawandel etc. einzuordnen und Folgen für Gemeinwesen und die öffentliche Verwaltung abzuleiten. Sie sind dann in der Lage mit Hilfe geeigneter betriebswirtschaftlich fundierter Methoden und Techniken, wie z. B. ein BI-gestütztes Controllingsystem, die Verwaltungsaufgaben zu meistern und die Verwaltungsleistungen zu bringen die gesellschaftlich benötigt werden. Das Studium zeichnet sich durch ein sehr gutes Networking aus, das durch einen besonderen Mix aus wissenshungrigen Studierenden, praxisnahen Dozierenden und einer sehr guten Organisation mit unterschiedlichsten Lern- und Prüfungsmethoden herausragt.

Verfasst von Prof. Dr. Dietmar Schön und Marc-Oliver Lamm