Durch Inkrafttreten des Wohngeld-Plus-Gesetzes zum 01.01.2023 hat sich die Anzahl der Haushalte, welche einen Anspruch auf Wohngeld haben, schätzungsweise verdreifacht. Dies sorgte gerade zu Beginn des letzten Jahres zu erheblichen Verzögerungen in der Bearbeitung der Anträge, da die Personalausstattung der Wohngeldstellen den erhöhten Antragszahlen nicht gewachsen war. Infolgedessen mussten viele Wohngeldberechtigte lange auf die Auszahlung des Wohngeldes warten, was auf Seiten der Bürger zu finanziellen Nöten führte. Auch bei der Stadt Nürnberg kam es zu langen Bearbeitungszeiten bei der Wohngeldbeantragung, die Antragsteller mussten dort drei bis fünf Monate auf die Auszahlung des Wohngeldes warten.[1] Es liegt somit auf der Hand, dass die Qualität der Wohngeldbearbeitung weder für den Bürger noch für die zuständigen Wohngeldstellen zufriedenstellend war.

Die Stadt Nürnberg hat – unabhängig von der Einführung des Wohngeld-Plus-Gesetzes – bereits im Jahr 2019 damit begonnen, eine automatisierte Wohngeldbearbeitung mittels RPA-Technologie (robotergestützte Prozessautomatisierung) zu entwickeln.[2] RPA-Technologie ermöglicht es, die Benutzerinteraktion von Mensch und Software nachzuahmen. Sie kann somit standardisierte und regelbasierte Prozesse auf Grundlage vorhandener strukturierter Daten auf einer oder mehreren Fachsoftwaren eigenständig ausführen. Dies führt zu Effizienzgewinnen, da sie den Prozess schneller, fehlerfreier und ohne Berücksichtigung von Arbeits-, Pausen- und Krankheitszeiten durchführen kann. Ein weiterer Vorteil ist die relativ kostengünstige und einfache Programmierung solcher Roboter, sodass sich schnell erhebliche Kosteneinsparungen ergeben können. Die Kombination mit künstlicher Intelligenz, welche zum Beispiel unstrukturierte Daten aus PDF-Dateien in strukturierte Daten umwandeln kann, führt zu einer noch weitergehenden Automatisierung des Prozesses: Künstliche Intelligenz sammelt die benötigten Daten und interpretiert diese, RPA-Technologie erstellt mittels der interpretierten Daten in der Fachsoftware das Prozessergebnis, zum Beispiel den Wohngeldbescheid.[3]

Der in Nürnberg entwickelte RPA-Prozess gleicht die vom Antragsteller angegebenen persönlichen Daten mit dem Einwohnermelderegister ab, gibt alle bereitgestellten Daten in die Fachsoftware ein und legt die Antragdokumente im angedockten Dokumentenmanagementsystem ab.[4] Hierdurch arbeitet er rund 90 % der eingegangenen Online-Anträge selbstständig ab. Dies führt zu einer Zeitersparnis von circa 10 % pro Wohngeldantrag. Dies wird bereits nun als deutliche Arbeitserleichterung wahrgenommen und in Nürnberg als Auftrag verstanden, weiter an der vollständigen Automatisierung der Wohngeldbearbeitung zu arbeiten. Als nächster Schritt soll der Prozess um eben jene Technologie erweitert werden, welche eigenständig Daten aus PDF-Dateien extrahieren kann. Hierdurch würde auch die automatisierte Bearbeitung von Papieranträgen ermöglicht werden.[5]

 

 

[1] https://www.butenunbinnen.de/nachrichten/wohngeld-probleme-antraege-behoerden-bremen-100.html (letzter Abruf am 16.06.2024).

[2] https://www.staedtetag.de/ueber-uns/aus-den-staedten/2023/nuernberg-digital-award-wohngeldroboter (letzter Abruf am 16.06.2024).

[3] https://www.ibm.com/de-de/topics/rpa#:~:text=Was%20ist%20RPA%3F,Verschieben%20von%20Dateien%20und%20mehr. (letzter Abruf am 16.06.2024).

[4] https://www.staedtetag.de/ueber-uns/aus-den-staedten/2023/nuernberg-digital-award-wohngeldroboter (letzter Abruf am 16.06.2024).

[5] https://kommunal.de/wohngeld-roboter-nuernberg-ki (letzter Abruf am 16.06.2024).