Big Data ist ein Thema, welches nicht nur alleine der Privatwirtschaft obliegt, sondern mittlerweile auch Einzug in den öffentlichen Dienst erhält. Im Modul „Controlling und NPM“ haben wir uns daher im Rahmen einer Hausarbeit diesem Thema gewidmet. Konkret lautet der Titel „Einsatzmöglichkeiten von Big Data in öffentlichen Einrichtungen im Personalbeschaffungscontrolling“.

Natürlich wird der demografische Wandel oder der damit einhergehende Fachkräftemangel immer und immer wieder durchgekaut. Trotzdem waren diese Bereiche auch Ausgangslage unserer Hausarbeit, woraus sich zunächst die theoretischen Grundlagen entwickelt haben. Der Fokus der Arbeit lag auf den Themen Personalbeschaffung, dem dazugehörigen Controlling sowie dem neuen und interessanten Thema Big Data.

Nachdem der theoretische Teil fertiggestellt wurde und zu allen Themenbereichen eine ausführliche Einführung erfolgt ist, ging es darum diese Themen miteinander zu verknüpfen. Zugegeben, es war schwieriger als zunächst erwartet. Personalbeschaffung und Big Data alleine liefern Inhalte, mit denen man ganze Abschlussarbeiten schreiben könnte. Das alles dann schließlich aus der Sicht eines Controllers zu erfassen, erforderte viel Kreativität. Letztlich gelang uns auch dieser Schritt, in dem wir uns zunächst fragten „Was ist eigentlich das Ziel der Personalbeschaffung?“ und „Welche Daten bringen dabei welchen Nutzen?“. Das Ziel ist eigentlich eindeutig: Möglichst schnell und effizient freie oder freiwerdende Stellen zu besetzen. Doch wie erkennt man, welche Stellen aufgrund von Fluktuation frei werden? Ein kurzer Abriss des Themas „Human Resource Intelligence und Analytics“ stellt dar, dass unternehmensinterne Daten das Potential liefern, rechtzeitig Personalabgänge zu ermitteln und auch bereits die Anforderungen an die freiwerdende Stelle zu erfassen. Diese gilt es jedoch auf die richtige Art und Weise zu erfassen und möglichst schnell auszuwerten. Auf der anderen Seite hat man durch Bewerbermanagementsysteme (hier Applicant Tracking Systems / ATS) die Möglichkeit automatisiert eingehende Onlinebewerbungen nach zuvor eingerichteten Filtern vor zu sortieren. Über die entsprechenden Kennzahlen, sog. Key Performance Indikators (KPI), kann das Controlling die Ergebnisse messen.

Gleichzeitig können mit ATS Informationen gesammelt werden, wie z.B. woher der Bewerber oder die Bewerberin auf das Stellenangebot aufmerksam wurde oder wie schnell eine Bewerbung nach der Veröffentlichung der Stellenanzeige ankommt. Die Auswertung der Big Data aus dem ATS ist daher gerade fürs Controlling interessant, weil damit auch überprüft werden kann, ob Recruiting-Maßnahmen auch zum gewünschten Ziel führen. Wurde die gewünschte Zielgruppe angesprochen? Bringen die Bewerber die gewünschte Vorerfahrung mit oder kann die Fachlichkeit anderweitig nachgewiesen werden? Wurden Bewerber aus bestimmten Regionen stärker angesprochen als andere?

Trotz der vielen Chancen, die Big Data mitbringt, mussten wir im Rahmen der Hausarbeit leider feststellen, dass in vielen Personalabteilungen noch kaum fortgeschrittene Datenanalysen genutzt werden. Im öffentlichen Dienst wird dies auch häufig mit mangelnden Finanzmitteln begründet. Positiv ist jedoch anzumerken, dass immer mehr Unternehmen und Verwaltungen dem Thema Big Data offen gegenüberstehen und bereit sind die sich daraus ergebenden Chancen wahrzunehmen.

Insgesamt fanden wir das Thema sehr spannend, da Big Data jeden von uns betrifft. Im digitalen Zeitalter hinterlassen wir überall online unsere Spuren, die eben Big Data bilden und von Arbeitgebern ausgewertet und genutzt werden können. Wir hoffen, dass dieser Beitrag einen weiteren interessanten Einblick in den Masterstudiengang (BFN) gewähren konnte.

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Verfasst von Laura Wistuba, Mark Otroschenko und Elisabeth Waschestjukim Rahmen der Masterveranstaltung „Controlling und NPM“ im Wintersemester 2018/2019 im Fachbereich Wirtschaft, bei Herrn Prof. Dr. Schön an der Fachhochschule Dortmund. Veröffentlicht am 01.04.2019.